Datenschutzhinweise zur Durchführung von Webinaren über „Zoom“

Um Online-Meetings, Videokonferenzen oder Webinare durchzuführen (nachfolgend zusammenfassend als „Online-Veranstaltungen“ bezeichnet), nutzen wir die Anwendung „Zoom“ des Anbieters Zoom Video Communications, Inc., mit Sitz in San Jose, CA (USA). Soweit Nutzer die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Nutzer können „Zoom“ auch nutzen, wenn sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn die „Zoom“-App nicht genutzt werden will oder kann, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die ebenfalls auf der Website von „Zoom“ zu finden ist.

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ gemacht werden. Folgende Daten sind sodann Gegenstand der Verarbeitung: Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional); Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen; bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats; bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Nutzer haben ggf. die Möglichkeit, in einer Online-Veranstaltung die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die vom Nutzer gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online-Veranstaltung“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Online-Veranstaltung die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Nutzer können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Wenn „Online-Meetings“ aufgezeichnet werden, wird dies den Nutzern im Vorwege mitgeteilt, soweit die Tatsache der Aufzeichnung bei den Nutzern nicht als bekannt vorausgesetzt werden kann. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Nutzern zudem in der „Zoom“-App angezeigt. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten. Wenn Nutzer bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Veranstaltungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser Interesse besteht insoweit an der effektiven Durchführung von Online-Veranstaltungen zu einer von potenziellen Klienten oder Kunden nachgefragten Beratung oder Information über unsere Leistungen.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Veranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. 

Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist. „Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. 

Name und Kontakt des Verantwortlichen gemäß Artikel 4 Abs. 7 DSGVO und zugleich Impressum

AdvoConsultants
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Telefon: +49 251 96199994
Telefax: +49 251 96199996
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